Como automatizar o WhatsApp e ganhar tempo no atendimento

Neste artigo você verá dicas e exemplos práticos de como automatizar boa parte do seu atendimento via WhatsApp, sem custos ou terceiros envolvidos, e ganhar muito tempo!

por 
Pedro S. Goulart

É possível automatizar boa parte do atendimento do seu estabelecimento usando somente o aplicativo Business, desenvolvido pelo próprio WhatsApp. Ele possui uma boa quantidade de recursos que o aplicativo normal não tem.

1. Configurações iniciais do WhatsApp Business

O primeiro passo é baixar e instalar o aplicativo WhatsApp Business. Nele você irá criar um perfil comercial. Clique no botão opções, entre em "ferramentas comerciais" e depois acesse "perfil comercial". Sugerimos que a foto de perfil seja a logomarca da empresa.

Preencha todos os dados: Nome da empresa, Endereço (para seu cliente ter acesso fácil), qual o setor de atuação, site e mensagem destaque.

É muito importante também preencher os horários de atendimento de acordo com cada dia da semana corretamente, pois é por esses horários que o aplicativo guiará as automações de mensagem.

2. Mensagem de saudação

O próximo passo é criar uma mensagem de saudação, que nada mais é do que uma mensagem automática quando o cliente entra em contato.

Para fazer isso, acesse o menu "ferramentas comerciais" e clique em "mensagem de saudação". Ative a função e crie a sua mensagem.

É aí que começa a sua automação pelo aplicativo. É interessante se colocar à disposição, mas logo de cara oferecer instruções para o cliente fazer o pedido, induza o seu cliente a facilitar o seu atendimento. Consequentemente as coisas ficarão mais fáceis para ele também.

Uma ferramenta muito importante é um cardápio em arquivo PDF ou imagem. Crie um arquivo personalizado, fácil de visualizar na tela do celular, com imagens bem feitas e textos grandes. Se não tem alguém que faça esse tipo de trabalho, é possível criar um modelo simples em algum editor de texto, apresentações, ou ainda no Canva, que é uma ferramenta gratuita para criação de designs, 100% online e com versão gratuita. Por fim coloque o arquivo no Google drive, aberto para quem tem o link, e insira-o na sua mensagem.

Exemplo de mensagem de saudação:

Algumas dicas: Escreva a mensagem em outro arquivo, depois copie e cole no aplicativo.  Você pode escrever de maneira descontraída, mas cuide para não cometer erros de português e para a mensagem ficar clara. Utilize um asterisco antes e um depois das palavras que deseja destacar em negrito (*assim*), só use caixa alta no início de cada frase, ou em último caso para destacar apenas uma palavra ou expressão. Pode abusar dos emojis e não esqueça de deixar espaços entre as linhas para facilitar a leitura. A mensagem não pode ser muito comprida, nem curta demais.

3. Utilize respostas rápidas

O mais importante aqui é conduzir a conversa. Note que a mensagem de saudação acima já dá instruções para o cliente fazer o pedido.

Caso haja mais perguntas dos clientes, utilize os atalhos de respostas rápidas para as perguntas mais frequentes que os clientes fazem. Assim você perde muito menos tempo respondendo!

Os atalhos são uma lista de respostas prontas que você configura, também no menu "Ferramentas Comerciais". Acesse então "Respostas Rápidas", nesta tela você criará uma palavra de atalho e uma mensagem padronizada. Então, basta você inserir uma barra “/” e a palavra de atalho dentro da própria conversa. Por exemplo “/pagamento”. E a mensagem completa aparecerá, basta enviar.

Ao final do pedido também use um atalho para resposta rápida para passar as informações e altere apenas o que muda dentro do conteúdo, como nome do cliente, tempo de entrega e valor.

4. Mensagem de ausência que também ajuda a vender

Crie uma mensagem de ausência, que também é enviada automaticamente quando o cliente entra em contato, mas neste caso, fora do horário de atendimento estipulado no perfil comercial.

Agradeça o contato e fale dos horários de atendimento. Após isso, encoraje o cliente e fazer uma encomenda para outro momento e não deixe de enviar o link do seu cardápio.

5. Pós venda

Após finalizar a venda, depois que o cliente já recebeu o pedido, não esqueça completamente dele, principalmente se for um cliente novo. Pegue a lista de pedidos do dia e envie uma mensagem padrão para perguntar como estava o produto e se tem sugestões de melhoria. Com a mensagem rápida, por exemplo /posvenda, em apenas alguns minutos você envia para todos os clientes que fizeram pedidos naquele dia.

Extra - Soluções: Chatbot e Loja online/aplicativo

Para facilitar mais ainda sua vida e deixar tudo rodar totalmente sozinho, só adotando soluções de terceiros.

O chatbot (automatização dentro do WhatsApp) é uma solução que automatiza esses processos, induzindo ele a responder um questionário até finalizar o pedido, totalmente dentro do app de mensagens. A grande desvantagem do Chatbot é que ele acaba passando uma sensação muito artificial e nem todo o cliente se adapta.

Há também algumas alternativas que criam um cardápio digital simples e depois redirecionam uma mensagem pronta com o pedido para o cliente enviar pelo aplicativo de mensagem ao finalizar. Mas também tem limitações porque ainda dependem exclusivamente do WhatsApp.

A solução desenvolvida pela Alloy utiliza tecnologia PWA, ou seja, ela é um aplicativo com a marca do estabelecimento, que pode ser acessado via um link simples, não precisa baixar, mas ainda é possível salvar as informações do cliente e criar um ícone do restaurante, igual a um aplicativo. Assim basta um link nas redes sociais, ou mesmo na mensagem de saudação, e o cliente faz o pedido diretamente por ele, em menos de um minuto. Além disso, ao invés de enviar as informações do pedido de volta pelo WhatsApp, o cliente envia o pedido por dentro da plataforma, não precisando retornar ao WhatsApp novamente.

O estabelecimento então recebe tudo em um painel de controle, que além de gerenciar pedidos, também gerencia o faturamento, produtos mais vendidos, cadastro dos clientes, além de contar com dezenas de ferramentas para promoções, cupons de desconto, gestão de entregadores, impressão de pedidos, pagamento online e integração com o próprio WhatsApp, Facebook, e Google. Reduzindo bastante a dependência do WhatsApp.

Conclusão

O WhatsApp Business por si só já é uma ferramenta fantástica. Além de fazer automações, é possível criar listas de transmissão, catálogos e utilizar ferramentas para divulgação dos seus produtos. Acesse aqui nosso artigo sobre o WhatsApp voltado para vendas e marketing. Mas, para criar um atendimento digital, onde os pedidos chegam 100% prontos e não necessitam atendimento direto, o melhor caminho é o site próprio ou aplicativo.


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